Meetings sind Zeitverschwendung. Meistens.

Meetings sind ineffektiv und rauben Zeit, wenn Sie nicht gut vorbereitet und durchgeführt werden. Diese Erfahrung haben wir alle schon einmal gemacht. Immer mal wieder schaut man am Ende einer Arbeitswoche zurück und fragt sich, was habe ich eigentlich geschafft. Das Gefühl in vielen Meetings „nichts“ erreicht zu haben, kommt da nicht selten vor.

Zu diesem Thema gibt es auf den Internetseiten der Hans-Böckler-Stiftung eine interessante Studie: Die alltägliche Last der Kooperation. Diese Studie lässt sich kurz und knapp mit folgendem Zitat zusammenfassen:

Vor lauter Besprechungen kommen viele Beschäftigte kaum zu ihrer eigentlichen Arbeit. Das ist ein Zeichen mangelhafter Arbeitsorganisation – für Arbeitnehmer frustrierend, aus Unternehmenssicht ineffizient.

Entscheidungen, die früher Top-down getroffen wurden, werden heute vielfach delegiert und sollen in Gruppen (per Konsens) entschieden werden.
Grundsätzlich ist die Idee lobenswert und richtig. Doch müssen für Entscheidungsfindungen auch die richtigen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Auch wenn das oben genannte Zitat dies vermuten lässt, sind Meetings mit Sicherheit nicht überflüssig. Laut der Studie müssen Meetings aber „gezielter eingesetzt werden als das oft geschieht. Im betrieblichen Alltag lassen sich viele Abstimmungsprozesse effektiver bewältigen. Die Vorzüge „informeller Kooperation“ gegenüber dem formalisierten Meeting werden oft unterschätzt. Dabei ließen sich Probleme „auf dem kleinen Dienstweg“ häufig am schnellsten und einfachsten lösen.“

Aber was läuft in der Meeting-Kultur falsch?

Häufig werden die Basics eines Meetings nicht beachtet und dadurch geht die Nachhaltigkeit verloren.

  • Klare Abgrenzung des zu besprechenden Themas
  • Festlegen einer Tagesordnung (die den Teilnehmern frühzeitig bekannt gemacht werden muss)
  • Vorbereitung der Teilnehmer
  • Zusammenstellen relevanter Unterlagen
  • Formulieren von Problemen und Fragen
  • Verteilung von klaren Aufgaben
  • Dokumentation (Protokoll) der Ergebnisse, Entscheidungen, Aufgaben und Verantwortlichen

Entscheiden. Nicht Reden

Zu einem Meeting wird häufig jeder eingeladen, der nur ansatzweise Berührungspunkte mit dem zu besprechenden Thema hat. Doch keiner der Teilnehmer weiß, was er selbständig entscheiden kann und darf. Oder was er überhaupt selbst entscheiden will. Dies führt am Schluss dazu, dass man sich einigt, weitere Informationen zu sammeln und eine Entscheidung auf das nächste Meeting vertagt, um dann wieder zusammen zu kommen und sich erneut zu vertagen, und so weiter und so weiter…
Fazit: Es sollten nur die unmittelbar betroffenen Kollegen eingeladen werden, die eine Entscheidung treffen können. Ist die Entscheidung einer weiteren Person (z.B.: des Vorgesetzten) erforderlich, sollte diese ebenso eingeladen werden.

Angst vor Verantwortung

Einige Meetings werden aus Angst selbständige Entscheidungen zu treffen einberufen. Das Meeting dient in diesem Fall dazu, eine Entscheidung von möglichst vielen Personen absichern zu lassen und nicht alleine Verantwortung übernehmen zu müssen, selbst wenn diese Person die Entscheidungskompetenzen besitzt.

Überprüfung statt Beteiligung

Die Studie führt an, dass es ein wichtiger Grund vieler Meetings ist, Mitarbeiter zu kontrollieren. Vorgesetzte verschaffen sich auf diese Art und Weise einen Überblick über die „selbstgesteuerte Arbeitsformen“. Sobald mehrere Hierarchieebenen an Meetings teilnehmen, geht der Konsens- oder Kooperationsansatz verloren. Häufig wird – bewusst oder unbewusst – eine Entscheidung durch Führungskräfte in die durch sie gewünschte Richtung beeinflusst, da ein Ziel zwar formell nicht durch den Vorgesetzten formuliert wurde, er aber bereits klare Zielvorstellungen hat. Dies macht sich besonders bemerkbar, indem der Vorgesetzte das Meeting dazu nutzt, lange Monologe zu führen und/oder die eigentlichen Experten nicht zu Wort kommen (lässt) oder ignoriert werden.

Meeting vorbereiten
Sitzblockaden:
Sitzungen bringen die Arbeit nicht immer voran – vor allem wenn sie schlecht vorbereitet sind.
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